6月上旬に経営企画室というところから、役所に提出する文書作成の依頼がきました。
手順としては、
① 定形封筒に住所等送付先を書き込む
② 提出する書類を各市区の役所ホームページからダウンロード
③ データ入力or手書きで内容を書き込む という順番で行いました。
まず、①の封筒に送付先を書き込む作業では、普段封筒に宛名を書く際は横向きに記入するため、以前にテレビ番組で紹介されていた綺麗に書く方法を思い出しながら作業を行っておりました。文字の大きさや位置等に目印にしたのは郵便番号を記入する枠です。皆さんも試してみてください。
慣れない作業からか手に汗をかいてきたため、下にハンカチを当てながら行っていました。
次に②の書類のダウンロードでは、各役所のホームページに行って様式をダウンロードするのですが、各役所のトップにある検索機能を駆使して該当のものをダウンロード。役所ごとにホームページのレイアウトが違っていたため、なかなか工夫されているなと思いました。
最後に③の内容を入力する作業では、ファイルがエクセルとＰＤＦファイルに分かれておりました。入力する字の大きさ、入力内容、文字の位置、書式（明朝体に統一）に気をつけてエクセルについては無事入力完了。しかし、ＰＤＦファイルに関しては以前職場で習った入力する裏技が使用できなくて困惑しましたが、とある偶然で入力が出来、全てデータ入力することができました。入力した文字の位置調整がとても難しかったです。入力内容をしっかりと確認をし、出力。封筒と提出用紙をゼムクリップで留めて無事納品することが出来ました。
お仕事として役所に提出する書類をイチから作るのは、初めてだったのでとても緊張しました。また、提出文書は全て完成させるのではなく、指示された該当部分のみ入力する作業でしっかりと確認出来たことが一番良かった部分です。
また、色々な事を経験し 今後に生かせたら良いと思っています。
ＰＮ：抹茶シンフォニー