今回は、クロスジョブ東京の訓練で行われている「事務補助」について紹介します。事務補助は基本的に幾つかの仕事パターンがあります。
①チェック表を見ながらの仕事
訓練が始まったら、まずは毎回行う事務仕事から入ります。
用紙の補充とプリントのコピー、シュレッダー、テプラ作成など、日常の中で足りなくなったものや、必要とするものの作成や補充を行います。中には特定の曜日に行う仕事もあるので、チェック表と照らし合わせて事務補助の曜日を決めるのも、もちろんアリですよ。
②たのめーる発注
オフィス用品の通販サイト「たのめーる」を使って、消耗品の追加や組み立て用の部品などを注文し、数日後届いたものに対応する業務です。注文するものがたくさんある時のみ行います。
カタログ本を見ながら入力して検索し、注文するものとあっているかどうかを、絶対に確認してください。こういう仕事がうまくできるかできないかで、信頼関係も大きく変わります。あと、１０００ページ以上もあるカタログの中から探して見つけ出すという、根気も大事かな。
③依頼仕事
「①チェック表を見ながらの仕事」が終わったら、お次はスタッフさんからの依頼業務を行います。
スタッフさんからの依頼は様々なものがあって、ＰＣを使って書類やチラシを作成したりパンフレットの追加作成をしたりするものもあれば、近くのお店に買出しや郵便局に封筒を出すなど、外に出て行うものもあります。
ちなみに依頼がないこともあるが、そのときは自分でお願いしてみるのも良いかもしれませんね。
④電話応対
事務補助を担当していて希望のある型は、電話応対も受け付けることもできます。
但し、いつ電話が鳴るのかは、誰も予知できません。(できたら便利なのだが)慣れないうちは電話が鳴ったら、受話器を取る前に一呼吸置いてから取ったが良いでしょう。でもあまり相手を待たせてしまうのもダメです！
⑤お茶だし
クロスジョブにお客様が訪れました。そこで事務補助の出番がやってきます！
…というのも、お客様にお茶(またはコーヒー)をお出しするのも事務補助の仕事なのです！
まずは担当スタッフの方と一緒にお茶を用意。コーヒーの場合はミルクとガムシロップも忘れずに。
お盆に乗せて部屋まで運んだらこぼさないように、カップの持ち方にも気をつけて、お客様にお茶を差し出しましょう。お客様が帰った後のあと片付けも忘れずに。
…とまあこんな感じかな。感想としては、色々な仕事を１コマでできるので、事務仕事を行っている会社への就職を目指している私にとっては、とってもいい練習、訓練になっています。ただ一つ残念なのは、事務補助は訓練プログラムの中でも特に人気らしく、スケジュールが殆ど取れない所なんだよね。
記：とあるクロスジョブの利用者